Het lichten van emails toegestaan? Bescherming Persoonsgegevens?Publiceer datum 04-02  

Regelmatig komt de vraag naar de toelaatbaarheid van het ‘lichten’ van emails van medewerkers naar voren. In een recente zaak heeft de Centrale Raad van Beroep zich weer eens over een dergelijk geval kunnen uitlaten.
De betrokkene, een ambtenaar, langjarig werkzaam bij een gemeente in een deels coördinerende functie werd in 2004 ontslagen wegens onbekwaamheid en/of ongeschiktheid, anders dan wegens ziekte of ongeschiktheid. Het ontslag was o.a. gebaseerd op de omstandigheid dat hij naar eigen inzicht en voorkeur inrichting gaf aan zijn functie; weinig respect toonde voor zijn leidinggevende; normoverschrijdend gedrag vertoonde door zogenaamde grappen – waaronder seksuele grappen - rond/en door te sturen en bewust onrechtmatig heeft gehandeld met werkoverzichten. Ter onderbouwing van een en ander werd door de gemeente verwezen naar door de betrokkene verzonden emails die waren ‘gelicht’ nadat bleek dat er omtrent de feiten door de betrokkenen verschillend werd verklaard en zonder die informatie onvoldoende kon worden vastgesteld hoe het precies zat.
In de procedure bij de rechtbank kreeg de betrokkene aanvankelijk gelijk. De rechtbank oordeelde dat de betrokkene onvoldoende op zijn tekortkomingen zou zijn gewezen en overwoog dat het verdere complex van gronden onvoldoende was om een ontslag wegens ongeschiktheid te dragen. Aan een beoordeling van de klacht van de betrokkene dat er gebruik zou zijn gemaakt van onrechtmatig verkregen bewijs kwam de rechtbank dus niet toe.
De gemeente en de betrokkene kwamen beide in beroep. De betrokkene meende dat de rechtbank ten onrechte zijn beroepsgrond met betrekking tot het onrechtmatige bewijs had gepasseerd. De gemeente wees op de noodzaak van het onderzoek. Bovendien dat het onderzoek naar de emails in eerste instantie beperkt was geweest. Slechts als ‘bijvangst’ werden emails bekend waarin de seksueel getinte ‘grappen’ aangetroffen. Het ging om de vraag of de inhoud van de emails in de beoordeling kon worden betrokken.

De CRvB beantwoordde die vraag positief. Hij overwoog dat met het lichten van de emailbox door de gemeente weliswaar inbreuk was gemaakt op de privacy van de betrokkene. Deze berichten zijn aan te merken als persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. In artikel 8 van de wet staat echter dat persoonsgegevens mogen worden gebruikt als dat noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke, tenzij het belang van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer prevaleert.
In die belangenafweging was de CRvB het eens met de gemeente, die stelde dat een onderzoek naar de emails noodzakelijk was omdat de geloofwaardigheid en integriteit van de gemeente in het geding was. Zeker nu dit een beperkt onderzoek was. Dat uit het onderzoek ook nog andere zaken naar voren kwamen maakte dat niet anders. Van onrechtmatig verkregen bewijs was naar het oordeel van de CRvB ook geen sprake. De CRvB achtte daarom – gezien de inhoud van de emails - voldoende inzichtelijk gemaakt dat de betrokkene de eigenschappen van karakter, geest of gemoed ontbeerde voor een goede functievervulling, en dus terecht ongeschikt werd geacht. Het ontslag bleef in stand.
De uitspraak maakt (nog eens) zichtbaar dat een onderzoek naar emailberichten op zich mogelijk is, maar zeker niet onbeperkt. Er zal een voldoende grondslag moeten zijn; ook moet er voldoende aandacht zijn voor de focus van het onderzoek. Er moet een zorgvuldige afweging van alle belangen worden gemaakt. En die is van belang. De uitkomst van een procedure kan van daarvan afhangen. Het is daarom raadzaam om in een soortgelijk geval voorafgaand advies te vragen, om teleurstelling (en extra kosten) te voorkomen. Wij staan u daarin gaarne terzijde.